Jak zarządzać mailami w pracy

zarządzanie-mailami

Wiele osób czuje się przytłoczonych ilością przychodzącej poczty elektronicznej , na którą trzeba odpowiedzieć. Mailowy chaos znacznie utrudnia efektywną pracę i jest często powodem stresu. Istnieją jednak sposoby, które pozwalają skutecznie zarządzać skrzynką mailową  i dzięki temu zaoszczędzić trochę czasu.

Ustal czas, który poświęcasz na sprawdzanie skrzynki mailowej

Sprawdzanie poczty elektronicznej co pięć minut sprawi, że będzie brakowało ci czasu na inne czynności. Tym samym stracisz możliwość koncentracji na jednym, konkretnym zadaniu. Będziesz stale rozproszony a twoja produktywność spadnie. Znacznie lepszym rozwiązaniem będzie ustalenie konkretnego czasu, w którym będziesz sprawdzać maile. Może to być czas tuż po przyjściu do pracy, w środku dnia i na końcu. Dobrym rozwiązaniem będzie również przeznaczenie czasu na odpowiadanie na maile po zakończeniu ważnego zadania, którym zajmowałeś się przez dłuższy czas czyli wtedy, kiedy twoja energia i kreatywność będą na najniższym poziomie. Jeśli spokoju nie daje ci myśl, że któryś z klientów, szef lub współpracownik będzie zniecierpliwiony jeśli nie otrzyma odpowiedzi na swoje pytanie niezwłocznie wyjaśnij strategię swojego działania- wystosuj automatyczną wiadomość, w której poinformujesz o której godzinie sprawdzasz maile oraz o tym, że w sprawach pilnych zawsze można będzie kontaktować się z tobą telefoniczne lub poprzez czat. Automatyczna odpowiedź przyda ci się również wtedy, gdy wyjedziesz lub wtedy, gdy nie będziesz mieć dostępu do konta pocztowego przez pewien czas.

Skorzystaj z zasady dwóch minut

To jedna z prostych i zarazem bardzo skutecznych zasad zarządzania czasem. Została ona przedstawiona przed Davida Allena w książce ,,Getting Things Done”. Polega ona na przyjęciu, że  jeśli dana czynność, którą należy wykonać nie zajmie ci więcej czasu niż dwie minuty to powinieneś ją wykonać natychmiast. Czytając maile możemy stracic wiele godzin jeśli nie potrafimy efektywnie zarządzać czasem. Zasada dwóch minut w stosunku do czytania maili polega na oszacowywaniu za każdym razem ile czasu zajmie odpowiedzenie na danego maila. Idea jest taka, że jeśli nawet wiadomość nie jest priorytetem to w przypadku, gdy odpowiedź nie zajmie więcej czasu niż dwie minuty to należy jej dokonać od razu. Odkładanie takiego działania na później, zapisywanie wiadomości ,,do zrobienia na później”, a następnie odszukanie jej po jakimś czasie zajmuje bowiem więcej niż dwie minuty. Jeśli natomiast odpowiedź trwa dwie minuty to  w sumie na całość zadania trzeba poświęcić cztery minuty czyli dwa razy więcej czasu niż gdybyś to zrobił od razu. Biorąc pod uwagę ilość drobnych spraw, które są do załatwienia w ciągu dnia, zwłaszcza, jeśli poczta mailowa jest głównym kanałem kontaktu z klientami, szefem itd. to w ciągu jednego dnia uzbiera się dość spora ilość zmarnowanego czasu.

Sortuj maile

Zupełnie pusta skrzynka mailowa  zwana także powszechnie ,,inbox zero” to marzenie wielu osób, którego spełnienie wydaje się być wręcz nierealne. Taka wyczyszczona skrzynka przy dobrej organizacji jest jednak możliwa, a co najważniejsze niesie ze sobą szereg korzyści. Pozwala stać się bardziej zorganizowanym i ograniczyć stres. Bardzo dobrym wyjściem jest utworzenie w skrzynce mailowej folderów , do którego będą trafiać odpowiednie maile. Przykładowo:

segregowanie-maili

  • do folderu o nazwie ,,archiwum” mogą trafiać maile, na które już odpisałeś, ale informacje w nich zawarte mogą ci się przydać w przyszłości,
  • w folderze ,,pilne” możesz zapisywać maile, na które trzeba będzie odpowiedzieć w pierwszej kolejności
  • w folderze ,,na później” możesz umieszczać maile, na które odpowiesz dopiero wtedy, kiedy uporasz się ze sprawami pilnymi.

Kategorie możesz ustalać według swoich własnych potrzeb. Może ich być mniej, może więcej. Możesz tworzyć osobne foldery dla projektów nad którymi aktualnie pracujesz, dla klientów, dla współpracowników, dla szefa itp. Przetwarzanie maili w ten sposób będzie dla ciebie bardzo korzystne, gdyż pozwoli ci uniknąć chaosu i znacznie szybciej wyszukać odłożone na później wiadomości (nie będziesz musiał przeszukiwać całego systemu- wystarczy, że zajrzysz do konkretnego folderu). Stosuj także różne, dostępne w twojej skrzynce mailowej filtry. Jeśli odpowiednio je zdefiniujesz wiadomości w sposób automatyczny będą kasowane, oznaczane jako ważne lub przenoszone do właściwego folderu bez twojej ingerencji.

Odpisuj na maile według kilku zasad

Podczas tworzenia odpowiedzi na danego maila trzymaj się kilku podstawowych zasad, dzięki którym zyskasz miano profesjonalisty i zaoszczędzisz mnóstwo czasu. Odpisując na maile:

  1. Staraj się jasno formułować swoje myśli - zwróć uwagę na to czy w wiadomości znajduje się konkretna odpowiedź na pytanie zawarte w przesłanym mailu.
  2.  Unikaj błędów ortograficznych i stylistycznych, nie korzystaj ze slangu. Pamiętaj o tym, że nawet informacje nieformalne mogą zostać wydrukowane i być przeglądane przez inne osoby. Pisz więc starannie.
  3.  Zwróć uwagę na ton odpowiedzi, zwłaszcza w czasie wysyłania wiadomości do klientów. Pamiętaj, że wysyłając wiadomości ze skrzynki służbowej wysyłasz publiczne informacje, a tym samym reprezentujesz interesy firmy. Dlatego też postaraj się, by twoje wiadomości były przyjemne w odbiorze.
  4. Staraj się odpowiadać na maile grupowo. Jeśli więc przykładowo zauważysz, że od jednej osoby otrzymałeś dziesięć maili odpowiedzi na wszystkie pytania udziel w jednym mailu. Żeby uniknąć chaosu na każde pytanie staraj się odpowiedzieć w osobnym punkcie.
  5. Korzystaj z funkcji automatycznego podpisu  w wiadomości e-mail, w którym znajdą się twoje dane osobowe, stanowisko na którym pracujesz, nazwa firmy, kontakt telefoniczny oraz mailowy, ewentualnie adres strony internetowej.
  6. Nie wstawiaj adresu e-mail do wiadomości przez skończeniem jej pisania- dzięki temu unikniesz omyłkowego wysłania wiadomości przed jej ukończeniem lub wysłania takiej treści, której nie chcesz.

Kształtuj dobre nawyki w firmie

Jedną ze skuteczniejszych metod ograniczenia przeciążenia informacją przez osoby, które z tobą współpracują w firmie jest wyrażenie prośby o to, by wysyłali ich do ciebie po prostu mniej. Jeśli zdarza ci się, że niektórzy twoi współpracownicy zasypują cię rozwlekłymi mailami poinformuj ich łagodnie, ale stanowczo, że ze względu na ograniczoną ilość twojego czasu nie powinni wysyłać do ciebie wiadomości dłuższych niż 1-2 akapity. Zachęć ich do tego, by zawierali najważniejsze informacje w temacie maila, najlepiej stosując technikę nagłówków EOM (informuje ona odbiorcę, że wszystkie najważniejsze informacje znajdują się w tytule).

Przedstawione strategie działania dotyczące prowadzenia skrzynki mailowe są łatwe do wdrożenia, a mogą przynieść wymierne korzyści dla ciebie. Widząc czystą, uporządkowaną skrzynkę mailową, w której każda wiadomość jest na swoim miejscu zyskasz poczucie, że wszystko masz pod kontrolą, a dzięki temu twoja produktywność wzrośnie.

Additional uncaught exception thrown while handling exception.

Original

PDOException: SQLSTATE[42000]: Syntax error or access violation: 1142 UPDATE command denied to user 'edulider_baza'@'10.0.78.110' for table 'node_counter': UPDATE {node_counter} SET daycount=daycount + 1, totalcount=totalcount + 1, timestamp=:db_update_placeholder_0 WHERE ( (nid = :db_condition_placeholder_0) ); Array ( [:db_update_placeholder_0] => 1511450098 [:db_condition_placeholder_0] => 666 ) in statistics_exit() (line 73 of /home/edulider/www/modules/statistics/statistics.module).

Additional

PDOException: SQLSTATE[42000]: Syntax error or access violation: 1142 INSERT command denied to user 'edulider_baza'@'10.0.78.110' for table 'watchdog': INSERT INTO {watchdog} (uid, type, message, variables, severity, link, location, referer, hostname, timestamp) VALUES (:db_insert_placeholder_0, :db_insert_placeholder_1, :db_insert_placeholder_2, :db_insert_placeholder_3, :db_insert_placeholder_4, :db_insert_placeholder_5, :db_insert_placeholder_6, :db_insert_placeholder_7, :db_insert_placeholder_8, :db_insert_placeholder_9); Array ( [:db_insert_placeholder_0] => 0 [:db_insert_placeholder_1] => php [:db_insert_placeholder_2] => %type: !message in %function (line %line of %file). [:db_insert_placeholder_3] => a:6:{s:5:"%type";s:12:"PDOException";s:8:"!message";s:432:"SQLSTATE[42000]: Syntax error or access violation: 1142 UPDATE command denied to user 'edulider_baza'@'10.0.78.110' for table 'node_counter': UPDATE {node_counter} SET daycount=daycount + 1, totalcount=totalcount + 1, timestamp=:db_update_placeholder_0 WHERE ( (nid = :db_condition_placeholder_0) ); Array ( [:db_update_placeholder_0] => 1511450098 [:db_condition_placeholder_0] => 666 ) ";s:9:"%function";s:17:"statistics_exit()";s:5:"%file";s:55:"/home/edulider/www/modules/statistics/statistics.module";s:5:"%line";i:73;s:14:"severity_level";i:3;} [:db_insert_placeholder_4] => 3 [:db_insert_placeholder_5] => [:db_insert_placeholder_6] => http://edulider.pl/biznes/jak-zarzadzac-mailami-w-pracy [:db_insert_placeholder_7] => [:db_insert_placeholder_8] => 54.167.253.186 [:db_insert_placeholder_9] => 1511450098 ) in dblog_watchdog() (line 154 of /home/edulider/www/modules/dblog/dblog.module).