Multitasking, czyli wielozadaniowość, to termin, który wręcz przylgnął do współczesnego, zabieganego stylu życia, prowadzonego przez wielu z nas. Można by powiedzieć, że w dzisiejszym świecie panuje wręcz obsesja wielozadaniowości, a to głównie za sprawą technologii cyfrowej - nie sposób się z nią nie zetknąć. Teraz, gdy w czasie pandemii większość prac biurowych wykonywana jest zdalnie przy użyciu komputera, a mnóstwo firm opiera swoją działalność na zamówieniach internetowych.
Niestety istnieje nadal silne przekonanie, że pracownicy nastawieni na wielozadaniowość robią więcej, a zatem są bardziej cenni dla zespołu. Może to sprawiać, że osoby poszukujące zatrudnienia nastawiają się na konieczność wykonywania wielu zadań, projektów jednocześnie, a już zatrudnieni poświęcają swoje zdrowie, aby osiągać dobre wyniki w pracy.
Multitasking obniża naszą produktywność nawet do 40%.
A co jest tego powodem?
Zamiast robić wszystkie czynności naraz jednocześnie, tak jak byśmy to sobie wyobrażali w świecie idealnym, zmuszamy nasz umysł do kolejnej dodatkowej pracy - musi on szybko przenosić swoją uwagę z jednej sprawy na drugą. Towarzyszy temu wielokrotne jej rozproszenie, powoduje różnego rodzaju blokady mentalne. Co ciekawe, nawet systemy operacyjne w komputerach nie wykonują w jednym czasie wielu zadań, a zatem czemu my mielibyśmy? W żaden sposób nie jesteśmy w stanie przezwyciężyć swoich ograniczeń w tej kwestii, to jest pewne. Przez multitasking tracimy energię na przełączanie się od jednego zadania do drugiego. Ponadto człowiek potrzebuje oszałamiającej ilości czasu - aż 25 minut, by powrócić do zadania rozpoczętego przed przerwą, co świadczy o potężnym spadku efektywności pracy po rozproszeniu.
Trzy grupy osób stosujących multitasking
David Meyer, profesor psychologii na Uniwersytecie Michigan, mówi o trzech grupach osób wielozadaniowych:
- osoby, które wykonują kilka zadań naraz z desperacji. Prowadzenie rozmowy z klientem i jednocześnie wyszukiwanie w Internecie, to dla nich jedyny sposób by nadążyć z wykonywaniem swoich obowiązków.
- osoby impulsywne, które porzucają pracę nad danym zadaniem, by sprawdzić wiadomość e-mail, nie myśląc o konsekwencjach.
- osoby, które zajmują się wieloma zadaniami naraz, ponieważ wierzą, że są w tym dobre.
Bez względu jednak na motywacje, postrzeganie wielozadaniowości, jako skutecznej i efektywnej metody pracy, jest mitem.
Badania naukowe - multitasking
Naukowcy z Uniwersytetu Vanderbilt wykorzystali obrazowanie MRI, aby monitorować funkcjonowanie mózgu osób biorących udział w więcej niż jednej czynności. Według nich, gdy ludzie starają się wykonać dwa zadania jednocześnie, wykonanie drugiego zadania zwykle prowadzi do odroczenia pierwszego. Opóźnienie powstaje na etapie przetwarzania informacji, które uniemożliwia wybór dwóch operacji jednocześnie. Innymi słowy, nasze mózgi, gdy staramy się pogodzić wiele zadań, muszą wyłączyć reguły poznawcze odnośnie starego zadania i włączyć inny zestaw - do nowego. Wymaga to przełączania funkcji poznawczych, co zmniejsza wydajność. Szczególnie wielozadaniowość jest nieskuteczna, gdy próbuje się wykonać zadania, które wymagają skorzystania z tej samej części mózgu.
Przykładowo, gdy ktoś jednocześnie mówi i pisze, to mózg jest przeciążony przełączaniem się między zdaniami, gdyż oba zadania obejmują obszar komunikacji. Ponadto, im bardziej wymagające skupienia zadania, tym większy spadek jakości. Przykładowo: jazda samochodem i pisanie wiadomości. Rada Bezpieczeństwa Narodowego USA oceniła, że w 2012 roku aż 26% wypadków miało związek z wykorzystaniem telefonów komórkowych lub wysyłaniem wiadomości tekstowych. Według innych badań, przeprowadzonych w Wielkiej Brytanii, rozmawianie przez telefon zwiększa prawdopodobieństwo wypadku aż czterokrotnie, nieważne czy z użyciem słuchawek czy bez, ponieważ wtedy do czynienia mamy ze “ślepotą z nieuwagi”.
Choć koszty straty czasu na przełączanie się między zadaniami mogą wynosić zaledwie kilka dziesiątych sekundy, to różnica jest znacząca, gdy przełączanie jest wielokrotne lub w czasie pracy, która wymaga sporej koncentracji oraz krytycznego myślenia.
Najlepiej więc wykonywać zadania liniowo, czyli jedno zadanie w danym czasie.
Poza efektywnością, multitasking, podobnie jak presja czasu negatywnie wpływa także na kreatywność. Osoby, które skupiają się na jednej aktywności przez długi czas, wykazują większe pokłady twórczego myślenia. Ci zaś, których uwaga jest rozproszona, osiągają w badaniach niższe wyniki. Multitasking prowadzi do wyjątkowej nieefektywności podczas pisania dokumentów, programów komputerowych, wykonywania kreatywnych projektów. Nie wpływa pozytywnie również na naukę. Z badań przeprowadzonych w 2010 r. Reynol Junco z Lock Heaven University i Shelia R. Cotten z University of Alabama w Birmingham, wynika, że studenci korzystający podczas nauki z portali społecznościowych lub piszący SMS-y, mieli gorsze wyniki niż ich rówieśnicy, których nic nie rozpraszało.
W rezultacie, na koniec dnia, osoby wielozadaniowe często czują się sfrustrowane brakiem postępu w realizacji twórczych projektów, czy też postępów w nauce. Naukowcy dowodzą również, że wykonywanie wielu zadań w pracy równocześnie rodzi stres. Nasz mózg reaguje na niemożliwe zadania wpompowaniem adrenaliny i innych hormonów stresu, co powoduje, że osoba niejako „stoi na krawędzi”. Choć hormony te zapewniają szybki przepływ energii to jednak nie sprawiają, że jest łatwiej. Stały przepływ hormonów stresu obciąża organizm i negatywnie wpływa na zdrowie. Zbyt duża dawka adrenaliny oraz innych hormonów stresu może spowodować trwałe uszkodzenie komórek mózgowych, które przechowują wspomnienia. Po latach pracy wielozadaniowej dana osoba może mieć problemy z wykonywaniem tylko jednej czynności.
Paradoksalnie nawet ludzie, którzy uważani są za specjalizujących się w wielozadaniowości, nie są w tym za dobrzy. W jednym z badań Clifford Nass, naukowiec z Uniwersytetu Stanforda, odkrył, że takie osoby w rzeczywistości gorzej radzą sobie ze zwykłym rozdzielaniem ważnych informacji od nieistotnych szczegółów. Może to zaskakiwać, założono bowiem, że jest to coś, w czym powinni być faktycznie lepsi. Wykazali również większą trudność przy przechodzeniu z jednego zadania do drugiego i byli znacznie mniej zorganizowani. Ponadto nawet gdy te osoby skupiały się na jednym zadaniu, a nie wielu, ich mózgi były mniej efektywne i wydajne.
Wielozadaniowość - szkodliwa a jednak uzależnia?
Za sprawą nowych elektronicznych gadżetów - smartfonów, smartwatchów, tabletów, minipadów itd wielozadaniowość eksplodowała. Każdy z nas zna co najmniej jedną osobę, która nie potrafi spędzić choćby pięciu minut bez sprawdzania wiadomości na telefonie, czy poczty mailowej, bez względu na to, co robią i gdzie są. Niektórzy porównują e-maile do chipsów. Choć często nie mają realnej wartości, to jednak istnieje nieodparta pokusa by zjeść więcej niż tylko jeden. Liczne badania dowodzą również, że wielozadaniowość zwiększa podatność na rozrywki, odreagowywanie stresu w szkodliwy dla siebie sposób.
Jak zminimalizować negatywne skutki?
- postaraj się zminimalizować ilość zadań, które wykonujesz, tak, by nie było ich więcej niż dwa;
- spróbuj zastosować zasadę 20 minut - zamiast ciągle zmieniać czynności, poświęcaj po 20 minut swojego czasu i uwagi najpierw na jedno, a później na kolejne zadanie
- usuń ze swojego pola widzenia wszystkie rzeczy niezwiązane z aktualnie wykonywaną pracą, dzięki czemu nie będą cię rozpraszać.
Presja czasu i konieczność wywiązania się z nierealistycznych terminów, skłania ludzi do podejmowania wielu zadań naraz. Wielu z nas zastanawia sie jak selekcjonować informacje, by nie zwariować . Mimo, że multitasking wydaje się rozsądnym wyjściem w erze wzrastających żądań odnośnie naszego czasu i uwagi, to jednak eksperci apelują, by w miarę możliwości starać się tak organizować swoje życie zawodowe, by w jak największym stopniu ograniczyć swoją wielozadaniowość.
Komentuj przez Facebooka