Zarządzanie na odległość, zwane również zarządzaniem wirtualnym (z ang. virtual management) staje się coraz bardziej popularnym sposobem prowadzenia działalności gospodarczej. Skuteczność działań zespołu wirtualnego w głównej mierze zależy od kompetencji managera. Jak zarządzać ludźmi na duże odległości? Jak sprawdzić czy pracownicy działają efektywnie i w interesie firmy?
Charakterystyka zarządzania wirtualnego
Zarządzanie wirtualne to prowadzenie oraz kontrolowanie działalności operacyjnej firmy przy wykorzystaniu narzędzi telekomunikacyjnych oraz IT. Ten sposób zarządzania jest bardzo popularny w dużych międzynarodowych firmach, które prowadzą swoją działalność na różnych kontynentach. Z globalnej ankiety przeprowadzonej przez firmę Regus (2013 Regus Global Economic Indicator), w której udział wzięło 26 tys. przedstawicieli kadry kierowniczej z ponad 90 krajów świata wynika, że prawie połowa z nich ma możliwość pracy na odległość przez przynajmniej połowę dni roboczych. (zestawienie zawiera porównanie wyników osiągniętych w skali globalnej z polskimi)
Źródło: 2013 Regus Global Economic Indicator
Manager zarządzający zespołem wirtualnym kontaktuje się z pracownikami za pośrednictwem e-maili, wideo i telekonferencji, komunikatorów oraz intranetu. Na potrzeby komunikacji na odległość powstają również tzw. ,,HALO Rooms” czyli wirtualne pokoje, w których realizowane są prezentacje na odległość. Ich uczestnicy mogą współdzielić w tym samym czasie aplikacje, ankiety oraz prezentowane materiały w wersji elektronicznej. Urządzenie takich sal sprawia, że uczestnicy prezentacji mają wrażenie, że znajdują się w jednej sali. Na co dzień komunikację członków zespołu pracujących na odległość wspierają kalendarze w programie MS Outlook, komunikatory umożliwiające dzielenie konwersacji z innymi użytkownikami czy SharePoint służący do zarządzania wspólnymi dokumentami. Pracownicy zespołów wirtualnych pracują w sposób niezależny, pełnią jednocześnie kilka ról, muszą efektywnie zarządzać swoim czasem. Same zespoły są tymczasowe, tworzone na potrzeby konkretnego projektu (zazwyczaj na okres od 3 do 6 miesięcy), a po jego zakończeniu pracownicy wchodzą w nowe zespoły projektowe.
Bariery i przeszkody w zarządzaniu na odległość
Zarządzanie zespołem wirtualnym w praktyce nie należy do zadań łatwych. Najczęściej wymieniane trudności to:
- brak kontaktu wzrokowego (w cztery oczy), który negatywnie wpływa na jakość komunikacji. Sprawia bowiem, że trudniej ocenić jak partner reaguje na konkretne słowa czy działania
- w przypadku zespołów sprzedażowych czy konsultingowych ze względu na orientację na cele zanik poczucia wspólnej misji, każdy z pracowników pracuje dla osiągnięcia swoich własnych celów
- zanik nieformalnych możliwości wymiany informacji, trudniej jest wyrazić opinię czy rozwiązywać problemy
- zwiększone poczucie samotności. Choć nowe technologie ułatwiają komunikację to jednak komunikacja taka odbywa się docelowo i mało osobiście.
- brak działania efektu synergii. Największą stratą, kiedy nie pracuje się z drugą osobą twarzą w twarz jest brak pomysłów, które pojawiają się w sposób spontaniczny. Gdy nad rozwiązaniem danego problemu rozmyślają dwie osoby powstają bowiem nowe strategie i rozwiązania.
Z tych m.in. powodów osoba zarządzająca pracownikami na odległość musi posiadać nie tylko wiedzę merytoryczną z różnych dziedzin, ale również wykazać się wysoce rozwiniętymi umiejętnościami osobistymi.
Jak być dobrym managerem na odległość- 10 wskazówek
- Nakreśl pracownikom wasz wspólny cel
Jeśli rozpoczynając pracę nad projektem lub jej kolejną fazą ustalisz jasne cele i standardy to znacznie zwiększysz efektywność waszej pracy. Najlepiej gdy zdefiniujesz cel nadrzędny oraz cele pośrednie, które służą jego realizacji i zakomunikujesz je na samym początku.
- Jasno formułuj wymagania i zasady współpracy
Zarządzając ludźmi na odległość znacznie łatwiej jest o konflikty i nieporozumienia, dlatego też staraj się możliwie jak najbardziej klarownie formułować swoje myśli, a w szczególności terminy realizacji projektów. Najlepiej gdy zasady współpracy spiszesz, gdyż wtedy łatwiej ci będzie egzekwować założenia i rozstrzygać ewentualne spory.
3. Korzystaj z różnych mediów usprawniających komunikację.
Bądź kreatywny. Nie ograniczaj siebie i pracowników do korzystania z jednego kanału komunikacji, gdyż takie działanie sprawi, że z czasem koncentracja w czasie takich spotkań spadnie. Wykorzystaj media społecznościowe, konferencje wideo, e-mail. Wraz z kreatywnymi zmianami w formach komunikowania się wzrośnie zaufanie w zespole.
- Bądź wrażliwy zarówno na miejscowe zwyczaje jak i osobiste preferencje współpracowników.
Planując proces komunikacji szanuj lokalne zwyczaje obowiązujące na danym terenie, nawet te związane z żywieniem- dzięki temu zyskasz szacunek, entuzjazm i zaaangażowanie w projekt wśród międzynarodowych współpracowników. Z drugiej strony w obrębie jednego kręgu kulturowego zwróć uwagę na to jaki typ charakteru reprezentuje dany pracownik. Twoim zadaniem w tym przypadku będzie zbudowanie takiego zespołu, w którym przykładowo osoba nieśmiała nabierze więcej odwagi do kontaktów z kolegami, a lubiąca dyskutować znajdzie wirtualne miejsce do wyrażania swoich opinii.
- Bądź dyspozycyjny i otwarty na propozycje pracowników
Pełniąc rolę lidera w zespole staraj się zawsze mieć telefon pod ręką, regularnie sprawdzaj również konto pocztowe. Nie zamykaj się w kręgu własnych przekonań, ale bądź otwarty na propozycje zmian w zespole podpowiadane przez pracowników. To właśnie oni wiedzą najlepiej jak podnieść efektywnośc ich pracy.
- Weź pod uwagę możliwe opóźnienia
Komunikacja jako najważniejszy czynnik pracy na odległość w głównej mierze wpływa na efektywność zespołu. Ustalając termin realizacji danego projektu weź pod uwagę możliwość opóźnień wynikających z różnych, często losowych powodów. Zawsze klientowi podwaj nieco odleglejszy termin realizacji zadania, by przez ewentualne opóźnienia nie stracić w jego oczach.
- Nagrywaj filmiki instruktażowe
Nie każde zadanie wymaga bezpośredniego kontaktu z pracownikami. Dużo lepszym rozwiązaniem, zwłaszcza w przypadku powtarzalnych zadań, wykonywanych według pewnej, określonej procedury jest nagrywanie tutoriali. To duża oszczędność zarówno twojego czasu jak i pracowników. Udostępnione w jednym miejscu filmiki będą mogły zostać wykorzystane przez tych pracowników, którzy aktualnie potrzebują informacji tam zawartych.
- Utrzymuj kontakty osobiste
Pamiętaj o osobistym kontaktowaniu się z pracownikami. Kwiaty z okazji przybycia nowego członka do zespołu mogą mieć pozytywny wpływ na komunikację. W miarę możliwości postaraj się również spędzić trochę czasu z pracownikami osobiście, bo nic nie zastąpi kontaktu twarzą w twarzą w twarz.
- Komunikuj, nagradzaj, potwierdzaj
Osoby, które pracują w zespole pozytywnie zaangażują się w działania, jeśli wiedzą, że będą mieli wpływ na podejmowanie decyzji. Dlatego podejmując nowe inicjatywy i przygotowując produkty do sprzedaży uwzględnij oceny osób z odległych miejsc na świecie. Pamiętaj również o nagradzaniu pracowników za dobre wyniki i potwierdzaniu prawidłowości wykonywanych przez nich zadań.
- Utrzymuj regularne raportowanie
Nie wystarczy, że powiesz, że masz zamiar być z pracownikami w kontakcie. Ustal plan pracy, terminy i priorytety, a następnie egzekwuj je w sposób czytelny i jednolity. Pamiętaj również o ustaleniu godzin, w czasie których cały zespół będzie dostępny online. Prowadź regularne rozmowy z pracownikami zarówno indywidualne jak i na forum w gronie wszystkich członków zespołu.
Praca na odległość to większe możliwości zatrudnienia pracowników z wyższymi kwalifikacjami i większym doświadczeniem ze względu na duże możliwości geograficzne, większa pula potencjalnych klientów, niższe koszty związane z wynajmem lokali czy wybieranym stylem życia (możliwość wykonywania pracy pozostając w domu z dziećmi). Z tych też powodów międzynarodowe firmy dążą do tego by wdrażać model wirtualnych zespołów. I ta tendencja według prognoz będzie się nasilać. Menadżerowie, którzy chcą z powodzeniem prowadzić wirtualne zespoły muszą więc dużo pracować, być niezawodni, cierpliwi, dostępni i pracować z pasją. Potrzebują bowiem dużo energii ponieważ to co robią przenosi się do zespołu.
Komentuj przez Facebooka