W większości firm pracownik biurowy to najogólniej rzecz biorąc osoba, która zajmuje się kompleksowym prowadzeniem biura. To, co osoba, zatrudniona na tym stanowisku wykonuje jest zależne od charakteru działalności, jaki prowadzi zatrudniająca ją firma. Jednak niektóre zadania i obowiązki pracownika biurowego są takie same niezależnie od tego, w jakiej branży pracuje.
Przede wszystkim do obowiązków pracownika biurowego należy wykonywanie zleconych przez przełożonego zadań. W wielu firmach pracownik biurowy to osoba, która głównie utrzymuje stały kontakt z klientami, jak również współpracownikami z firm zewnętrznych i reprezentuje tym samym firmę na zewnątrz.
Darmowy ebook dla zapracowanych w społeczeństwie informacyjnym nowoczesnych technologii. Dowiedz się więcej o zagrożeniach płynących z nadużywania Internetu.
Przydatne umiejętności w biurze
Aby pracownik biurowy mógł dobrze spełniać swoje obowiązki musi znać podstawowe zasady posługiwania się:
- programami komputerowymi, takimi jak edytory tekstów, arkusze kalkulacyjne oraz te do obsługi poczty elektronicznej. Znacznie ułatwia to pracę, chociaż tak naprawdę wiele zależy od rodzaju działalności, prowadzonej przez firmę, w której pracuje i powierzonych mu zadań. Przykładowo, w niektórych firmach czy agencjach preferuje się umiejętność posługiwania się programami graficznymi.
- nie bez znaczenia w kontaktach z klientami jest również dobra znajomość języków obcych, w tym języka angielskiego, by również móc sprawnie porozumiewać się z klientami firmy. Obecnie wymaganym minimum jest znajomość języka angielskiego na poziomie zaawansowanym lub natywnym.
-
dobra organizacja pracy w biurze to podstawa - pomocne w zarządzaniu czasem mogą okazać się kalendarze motywacyjne.
Zadania pracownika: Prace archiwizacyjne
Do zadań pracowników biurowych zalicza się działania związane z gromadzeniem i porządkowaniem ważnych dla działania firm dokumentów (przykładowo rachunków czy umów z klientami). Następnie tego typu uporządkowane dane pracownik biurowy musi odpowiednio udokumentować, a nierzadko również przetwarzać. Dlatego też przydatna jest znajomość podstawowej obsługi programów – baz danych. Najlepiej, gdy dany pracownik biurowy swoje zajęcie traktuje poważnie i przykładowo dokonuje czytelnego opisu materiałów, tak, by w razie potrzeby łatwo było je znaleźć. Do zadań, jakie powierza pracodawca pracownikowi biurowemu często należy także przygotowanie różnego typu raportów czy zestawień. Do tego oczywiście potrzebna jest umiejętność obsługi tzw. ,,urządzeń biurowych”, które znajdują się w firmie, czyli przede wszystkim:
· faksu,
· kserokopiarki,
· niszczarki,
· drukarki
Przydatna będzie także umiejętność obsługi bindownicy oraz frankownicy. Wiele zadań pracownika biurowego jest powiązanych z tymi sprzętami przykładowo: drukowanie umów czy innych ważnych ze strategicznego punktu widzenia dokumentów w firmie, niszczenie tych niepotrzebnych itp.
Praca biurowa- edukacja i zarobki
W Internecie czy na tablicach ogłoszeniowych często pojawiają się oferty pracy dla pracowników biurowych, w tym osób z dobrą znajomością języków obcych, jak również obsługi komputera. Pracownik biurowy swoim działaniem obejmuje różne dziedziny i jest najłatwiejszym określeniem na różne zajęcia w firmie. By takie umiejętności nabyć wiele osób podejmuje edukację w tym kierunku, przykładowo w szkołach policealnych. Ci pracownicy biurowi, którzy zajmują się prowadzeniem ksiąg rachunkowych czy całej finansowej działalności firmy, czyli są księgowymi są nastawieni na studia związane z rachunkowością czy finansami. Pracę za biurkiem podejmują przede wszystkim kobiety. Zawód sekretarki jest praktycznie domeną kobiecą. Wiele osób podkreśla fakt, iż o pracownika biurowego danej firmy trzeba dbać, gdyż jest on żywą reklamą i wizytówką firmy. Na zarobki pracownika biurowego składa się kilka czynników:
Podsumowanie: Zadania i obowiązki w biurze
Ciężko jest określić kanon obowiązków pracownika biurowego, gdyż on ciągle się zmienia i jest zależny od tego, co w danej chwili przełożony potrzebuje. Jeśli przykładowo w obrębie firmy organizuje konferencje to często materiały potrzebne na nią przygotowuje pracownik biurowy, innym razem zaś przygotowuje prezentacje multimedialne dla klientów, by jak najlepiej zaprezentować usługi świadczone działaniem obejmuje różne dziedziny i jest najłatwiejszym określeniem na różne zajęcia w firmie.
Pracownika biurowego często mylnie wiąże się jedynie z pracą przed komputerem czy też przed stertą druków i innych formularzy, piętrzących sie na ich biurkach. Coraz więcej firm zamiast pracownika biurowego poszukuje tego, który zajmie się również pracami administracyjnymi. Do poprawnego wykonywania obowiązków przez danego pracownika firmy dobra jest oczywiście znajomość branży, w której działa firma. Tak więc jak widać pracownik biurowy to jeden z ważniejszych pracowników firmy, gdyż dzięki niemu organizacja pracy w przedsiębiorstwie jest sprawna i każdy termin spotkania jest należycie zaplanowany.
